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就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

企業からのメールには必ず返信が必要なの?

就活メールでのマナーを知りたい

企業からのメールはどこまで返信したらいいのかわからない

この記事を読むことで、これら就活メールの返信に関する悩みを解決できます。

就活期間中だけでなく、就職してからも役立つ基本的な情報です。

この記事の前半では「就活メールの基本マナー」について解説し、後半では「就活メールの返信」について紹介します。

就活メールの基本マナー

就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

就活メールでは最低限のマナーが存在します。

最低限それらマナーはあらかじめ理解しておく必要があります。

就活メールの基本構成

就活だけでなく、企業に入社してからも求められますので、以下のポイントは最低限のマナーとして頭に入れておきましょう。

  • 件名
  • 宛名
  • 本文
  • 署名

件名

企業では毎日、数100通ものメールをやり取りしますので、1つのメールに割ける時間が限られています。

件名を見て開封せずにゴミ箱に!なんてことも多々あります。

そこで件名の書き方を工夫することで開封率を上げることがポイントになります。

件名には用件、大学名、氏名を記載して「どこの誰がどんな用件で連絡してきているのか」を相手に対して簡潔に伝えることが重要です。

件名の書き方については「就活メールの件名に関するマナー!内定者が実践した書き方とテンプレ!」で詳しく解説しているので、参考にしてください。

就活メール 件名 書き方 テンプレート
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宛名

宛名は企業名と担当者名を省略せず適切に記載するようにしましょう。

株式会社を(株)と省略して記載している人を見かけますが、省略してはいけません。

また、担当者名も苗字だけでなく名前も記載したほうが良いでしょう。もちろん氏名のあとには必ず「様」を記載してください。

部署宛であれば、部署名のあとに「御中」を記載するようにしましょう。

本文

とにかく「いつもお世話になっております」と書いておけばいいだろうという考えの方はいないでしょうか?

初めてメールを送る相手には、不適切な表現ですよね。受信者側は「いつも?」「お世話になっている?」と首をかしげるでしょう。

初めて送る相手の場合、本文の書き出しは「お世話になります」、2回目以降では「大変お世話になっております」としましょう。

そのあとは、「〇〇大学の〇〇と申します」と名乗ってから、本題に入るようにしましょう。

最後に署名を入れますが、最後まで読まないと誰なのかわからないと気持ち悪いですよね。

本文の締めは、各用件によって使い分けるようにしましょう。

「お忙しいところ、恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」

「ご多忙のところ、申し訳ございませんが、ご連絡いただきたく存じます」

就活メールの締めの書き方については「就活メール締めの書き方は?基本的なマナーとテンプレを公開!」で詳しく解説しているので、参考にしてください。

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署名

本文の後には、必ず署名を入れるようにしましょう。

署名には以下の内容を入れることがポイントです。

  • 氏名
  • 大学名・学科名
  • 連絡先(TEL、メール)
  • 住所

署名は本文と区別しやすくするために、記号「-」「=」などで囲むようにしましょう。

署名の書き方や作り方については「就活メール署名の失敗しない書き方!今すぐ使えるテンプレートも紹介!」で詳しく解説しているので参考にしてください。

就活メール 署名
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就活メールの返信

就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

就活で企業とメールをやり取りする場合、以下のポイントをマナーとして押さえておきましょう。

  • 24時間以内に返信する
  • 正しい表現(敬語)を使う
  • 自分からの返信でやり取りを終わらせる
  • 「返信は不要」と連絡あった場合は返信不要
  • 企業への返信では「Re:」や「タイトル」は変更しない
  • 企業からの返信は2営業日まで待つ

24時間以内に返信する

企業から連絡があった場合には、必ず24時間以内に連絡するように心がけましょう。ただし、メールの送信時間は企業の営業時間内(9:00-17:00)に送るようにしましょう。

もし質問に対して考える時間が必要で、連絡するのに時間を要する場合には、「検討いたしますので、〇〇日までにご連絡させていただきます」など期日を明確化して連絡を入れるようにしましょう。

正しい表現(敬語)を使う

  • 了解しました。
  • すいません。
  • 拝見させていただきます。

など目上の人には不適切な表現・誤った表現は避けてください。

  • 「了解しました」は「承知いたしました」
  • 「すいません」は「申し訳ございません」
  • 「拝見させていただきます」は「拝見します」

あと就活になると「御社」という言葉を頻繁に使うようになりますが、御社は話し言葉(対面での会話や電話での会話)で使う表現ということを覚えておきましょう。

書き言葉(メ―ルや手紙など)は御社ではなく「貴社」という表現を使うことに注意してください。

自分からの返信でやり取りを終わらせる

1件の内容につき、1.5往復のやり取りが理想です。

例えば以下の流れが理想的です。

  1. 自分が何かメールで確認する。
  2. 採用担当者から回答がメールでくる。
  3. 自分がお礼のメールを送る。

繰り返しになりますが、企業では1日に何100通ものメールをやり取りしています。採用

担当者からすると、できる限りやり取りは短く完結できることが好ましいです。

そのために、用件は明確かつ端的に伝えることを心がけましょう。

たまに1通のメールが長文でいくつもの質問を投げかける就活生がいますが、それは避けるようにしましょう。質問は最大でも3つにとどめましょう。

「返信は不要」と連絡あった場合は返信不要

上述の通り、基本的には自分からの返信でメールを終わらせることを心がけたら良いです。

ただし、メールの内容によっては、採用担当者からの連絡で「メールの返信は不要です」と記載されているケースがあります。

そのように「返信不要」と記載がある場合には無理に返信する必要はありません

企業への返信では「Re:」や「件名」は変更しない

企業への返信では「Re:」や「件名」は変更してはいけません。

企業側は何の案件のメールなのか、件名を見て把握しますし、メールの件名などで検索をかけることがあります。

そして「Re:」があることで、そのメールが新規案件なのか、返信された案件(複数回やり取りしている案件)なのか、すぐにわかります。

使っているメールシステムによっては、返信するたびに件名に「Re: Re: Re: Re: Re:・・・」と続くケースがありますが、この場合は、1つのRe:を除いてすべて削除しておくことをおすすめします。

企業からの返信は2営業日まで待つ

企業に何らかのメールを送ったのにも関わらず、企業から返信がない・・・ということを経験するかもしれません。

企業から返信がない場合は2営業日までは待つようにしましょう(月曜日にメールを送った場合、水曜日に返信がなければ、木曜日に再度確認メールを送ります)。

翌日に催促すると、まだ見てないだけの可能性があり、あまり良い印象を与えない可能性があります。

通常は1営業日程度で返信があると思いますが、システム障害により送受信できていない、採用担当者が確認できていない可能性があります。

再度、メールで確認してみてもいいですが、メールシステムの影響で送れていない可能性もあるため、TELで確認することをおすすめします。

<TELで確認する際の注意点>

  • 営業時間内に電話する。
  • 静かな場所で電話する。
  • メモや手帳、ペンを準備しておく。

就活メールの返信はどこまで必要なのか

就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

両者(就活生と採用担当者)がそれぞれ伝えたいこと、聞きたいことが終わってキリが良ければ、その先の返信は不要です。

先ほど述べた通り、できる限り自分からの返信で終わらせることを心がけましょう。

ただし、採用担当者から「返信は不要」と連絡あった場合には無理に返信しなくても大丈夫です。

相手側からのメールに「返信は不要」と記載があった場合には基本的に返信は不要ですが、内容から考えて、何かしらの返信が必要なメールだと判断したら、簡潔な内容のメールを返信してください(例えば、お礼メールを送るなど)。

就活メールの返信はどこまで必要?まとめ

就活メールの返信はどこまで必要?内定者が実践したマナーを紹介!

いかがでしたでしょうか?

この記事では、前半で「就活メールの基本マナー」について解説し、後半では「就活メールの返信」について紹介しました。

就活メールの返信はどこまで必要なのか?という悩みに対して、解決できたでしょうか?

確認しておきたいことが終わってキリが良ければ、その先のメール返信は不要です。先ほど述べた通り、自分からの返信で終わらせることを心がけましょう。

1件の内容につき、1.5往復のやり取りが理想です。

例えば以下の流れが理想的です。

  1. 自分が何かメールで確認する。
  2. 採用担当者から回答がメールでくる。
  3. 自分がお礼のメールを送る。

相手側からのメールに「返信は不要」と記載があった場合には基本的に返信は不要ですが、内容から考えて、返信が必要と判断したら、簡潔な内容のメールを返信するようにしましょう(例えば、お礼メールを送るなど)。