就職活動

就活メールの件名に関するマナー!内定者が実践した書き方とテンプレ!

就活メール 件名 書き方 テンプレート

就活メールで件名はどう書けば良いの?

企業にはじめてメールを送るときにふさわしい件名は?

何かお願いするときの件名の書き方は?

この記事を読むことで、これらメールの件名に関する悩みを解決できます

この記事では、前半で「就活メールでの件名の重要性」を解説し、後半で「就活メールでの件名の書き方」を紹介します。

私もこの方法を実践することで、面接日程の変更を交渉するなど、躊躇なく企業にメールを送信できるようになり、自分の思うように就活を進められるようになりました。

あなたもこの記事を読み終わる頃には、就活メールの件名に関するポイントを抑えることができ、開封率の高いメールを送信できるようになっているはずです。

就活メールでの件名の重要性

就活メール 件名 書き方 テンプレート

社会人にもなれば、1日に数10~数100通ものメールをやり取りしています。とても忙しいため、すべてのメールに対して1通1通丁寧に読む時間なんかありません。

私のまわりにも、未読メールが数1,000件以上も溜まっている人なんて、たくさん見かけます。

メールの件名だけを見て、ある程度の重要性を判断して、特定のメールだけを開封していることがわかりますよね。

つまり、件名だけで開封率が変わってくるため、どういった件名にするかがとても重要になってきます。

「いかにメールを開封してもらえる件名にするか」

「未読のままにならないためには件名をどうしたら良いか」

をしっかりと考えていきましょう

就活メールでの件名の書き方

基本編

ここからは就活メールでの件名の書き方を解説していきます。

メールの開封率を高める件名にするには、ポイントが3つあります。

  • 件名は端的に書く
  • 件名を見れば内容がわかる
  • 件名に所属と名前を入れる

件名は端的に書く

最近のメールソフトでは入力できる文字数が40文字を超えるものもありますが、長すぎるとメールを受け取った採用担当者が件名を読む時間を取られますし、結局何に関するメール内容なのかが、ボヤけてしまうリスクがあります。

件名は20文字~30文字になる内容にするように心がけましょう。

件名を見れば内容がわかる

件名にはメール本文で伝えたい内容「目的や相手への要求事項など具体的な内容」を記載しておきましょう。

面接について

この件名の場合、面接に関する内容だということはわかりますが、「面接の何?」に関する内容なのかがメールを見ないとわかりませんよね。

面接日程変更のお願いについて

この件名であれば、面接に関する内容だということはわかりますし、「面接の日程を変更して欲しいメールだ」ということもわかりますよね。

そうすることでメールの受け取り側は、「このメールは返信が必要だ」という考えになり、メールを開封してくれます。

件名に所属と名前を入れる

誰から送られてきたメールなのかがわかるように、件名には必ず「所属」と「名前」を入れるようにしましょう

採用担当者(人事部)は、採用シーズンになると意識的に「就活生からメールが来る可能性がある」という頭になっているため、件名に「所属」と「名前」を入れておくことで「このメールは就活生からだ」ということがすぐに判断でき、開封率を上げることができるはずです。

面接日程変更のお願いについて

先ほど、これは良い例として紹介しましたが、この内容だけだと誰からの依頼なのかわかりませんよね。

さらに良くするためには、件名に「所属」と「名前」を入れましょう。

面接日程変更のお願いについて(就活大学内定学科 就活次郎)

この記載内容にすることで、就活大学内定学科の就活次郎さんが面接日程の変更を依頼したいメールだということがわかり、メール受け取り側は理解がスムーズになります。

余談ですが、件名に「所属」と「名前」を入れますが、メール文章の最後にも必ず「署名」をつけることを心がけましょう

就活メールの署名の書き方については就活メール署名の失敗しない書き方!今すぐ使えるテンプレートも紹介!で解説していますので、参考にしてください。

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応用編

はじめて送る場合

 

こちらからはじめてメールを送る場合には、ここまでの述べてきたことを特に注意した件名にしましょう。

当然ですが、はじめての相手には自分がどういった人物なのか不明ですよね。

  • はじめまして
  • いつも大変お世話になります
  • 会社説明会について
  • 御礼
  • ●大学●●学科 就活太郎です

挨拶のみの件名や抽象的な件名、自己紹介のみの件名にすることはやめましょう。

件名だけで内容がわからないため、後回しにされるリスクがあります。

もちろん誤字や脱字のある件名は要注意です。もし企業の社名や担当者名を件名に入れる場合、誤字があると失礼に当たるので、しっかりと確認してから送るようにしましょう。

 

  • 4月1日の面接の御礼(●●大学●●学科 就活太郎)
  • 5月1日の会社説明会の参加のお願い(●●大学●●学科 就活太郎)
  • 最終面接の日程変更のお願い(●●大学●●学科 就活太郎)
  • OB訪問のお願い(●●大学●●学科 就活太郎)
  • OG訪問の日程調整(●●大学●●学科 就活太郎)

件名には必ず「所属」と「氏名」を記載し、内容も端的に伝えましょう。

何通かメールのやり取りが続いた場合

 

何通かメールのやり取りが続いた場合、使用しているメールによっては「Re:Re:Re:Re・・・」と続いてしまいますよね。

ずっと同じ内容のメールであれば問題ないですが、基本的にはメールをやり取りしている間にメールの内容が変わっているはずです。

例えば、OB訪問のお願いをするメールの場合、メールやり取りが進めば、OB訪問の日程調整や場所などの内容になっているはずです。そして、OB訪問が終われば御礼に関する内容に変わっているはずです。

「Re:Re:Re:Re・・・」と続くと内容がわからなくなってしまうため、Reが2回以上続き、メールの内容が変わっている場合には、件名を適切な内容に変更することをおすすめします。

番外編

件名を忘れてメールを送信した場合

件名が未入力で送信する場合「件名が未入力のまま送信しますか?」と聞かれることがほとんどですので、件名を忘れて送信することはあまりないかもしれませんが、その際の対処法について解説します。

件名がないと、迷惑メールフォルダに分類されるケースがあり、メールを開いてもらえない可能性が高くなります。

送信してから気づいたら必ず再送しましょう。再送する際の注意点は以下のとおりです。

  • 件名に「【再送】」と記載する。
  • メール本文の冒頭に「大変恐れ入りますが、先ほどお送りしたメールで件名を失念してしまったため、再送させていただきます」と記載する。

特にはじめてメールを送る相手には失礼に当たりますので、気づいたタイミングで適切に対処するようにしましょう。

就活メールの件名テンプレート

就活メール 件名 書き方 テンプレート

これまで解説した内容を実践すれば、適切な件名になり問題なくメールを送信できるようになっているはずです。ただ、「この場合はどのように件名を書いたら良いのかわからない」と不安な人のために、就活メールでよく使う件名をテンプレートとして紹介します。

何かをお願いする場合

  • ●月●日の会社説明会参加のお願い
  • OB訪問のお願い
  • ●月●日の面接日程変更のお願い

何かの御礼をする場合

  • ●月●日の面接の御礼
  • ●月●日の会社説明会の御礼
  • OB訪問の御礼

何か質問する場合

  • 会社説明会の開催日程のお伺い
  • 面接日程変更のお伺い
  • 2021年度の新卒採用に関するお伺い

お詫びをする場合

  • 会社説明会欠席のお詫び
  • 内定辞退のお詫び
  • 面接辞退のお詫び

メールの件名を作成してみよう

いかがでしたでしょうか?

この記事では、前半で「就活メールでの件名の重要性」を解説し、後半で「就活メールでの件名の書き方」を紹介しました。

ぜひ件名のテンプレートを活用して、件名での失敗を未然に防ぎましょう。