就職活動

就活メール署名の失敗しない書き方!今すぐ使えるテンプレートも紹介!

就活メール 署名
  • そもそも署名って何?
  • 企業に就活メールを送るときに署名は必要?
  • 署名は何を書けばいいの?

この記事を読むことで、このような就活メールの署名に関する悩みを解決できます。

この記事で解説する「メールの署名の書き方」を実践することで、就活で企業に送るメールで失敗しない方法が身に付きます。

実際に私も就活中にこの方法を実践することで、企業の人事担当者などへメールを送るときに、これで良いのかな?という不安な思いをせず、何の迷いもなくメールを送ることができました。この記事で解説する内容は会社に入ってからも役立っています。

この記事では、前半で「就活メール 署名の重要性」について解説し、後半で「就活メール 署名の書き方」を紹介します。

この記事を読み終わる頃には会社にメールを送る抵抗感が少しは無くなっているはずです。

それではまずは就活メールでの署名の重要性について解説します。

就活メール 署名の重要性

就活メール 署名の重要性

就活中に社会人へメールを送る際には最低限のマナーは知っておく必要があります。最低限のマナーの中の1つとしてメールの最後に「署名」を付けることを心がけましょう。

署名とは何か

「そもそも署名って何?」と疑問を持つ就活生も多いのではないでしょうか?

これまでに目上の人に礼儀正しいメールを送る機会が少なかったはずなので、署名が何かを知らなくても当然です。

署名とは、メール文章の最後に「氏名」や「所属」、「連絡先」などの情報を記載したもので、メールを受け取った人が誰から来たメールなのか、ひと目でわかるようにするものです(詳しい内容は後ほど紹介します)。

社会人にもなれば、社内・社外問わず毎日、数10~数100件ものメールをやり取りしています。メールに署名を付けることで、日々多くのメールを送受信している社会人とのやり取りをスムーズにしてくれます

署名の重要性

就活では企業の採用担当者(人事部)と面談や会社説明会の日程調整などの際に、メールを活用する機会がよくあります。その他にも先輩社員にOB訪問やOG訪問をメールでお願いするケースが出てきますよね。

  • メールを受け取る人はメールアドレス(特にフリーメールアドレス)だけで、誰から来たメールなのか判断することは難しいです。誰から来たメールか不明だと、そもそも返信することに抵抗が生じます。
  • 社会人は時間がないため、メールではなく電話で話をしたいケースも発生しますが、電話番号の情報が記載されていなければ、すぐに電話をかけることもできません。署名がないことでメールを受け取る人が「マナーが欠落している」と悪い印象を抱く可能性も出てきます。

そうならないためにはメールに署名を付けることが極めて重要となります。

(社会人になれば署名を付けることは当たり前なので、署名を付けたからといってプラスに働くことはないでしょう)

就活メール 署名の書き方

就活メール署名 書き方

ここからは署名の書き方について解説します。

まず署名に記載するべき情報は3つです。

  • 氏名
  • 所属
  • 連絡先

氏名

あなたの氏名(姓だけでなく名も)を記載します。

  • 氏名の読み方がわかるように、平仮名やローマ字でふりがなを入れるようにしましょう。
  • 氏名に旧漢字が含まれる場合、企業(採用担当者など)が使用しているパソコンなど、環境によっては旧漢字が表示されない(?や□などと表示される)ケースがあるので、使用は避けてください。

所属

あなたが現在所属している学校の情報を記載しましょう。

学校情報で必要な項目は以下の通りです。

  • 学校名
  • 学部
  • 学科
  • 学年

署名の情報量が多すぎるもの逆効果ですので、所属している研究室名やゼミ名、サークル名までの情報は記載しなくて問題ありません

連絡先

就活メール 署名 連絡先

あなたが常時、連絡を取れる連絡先を記載します。

メールアドレスと電話番号(携帯番号)の両方を記載しましょう。

面談の日程調整や合格通知、内定通知はメールで来る場合もあれば、電話で来る場合もあります。

採用担当者やOB・OGがメールを見て、メールでも電話でも、連絡が取れるようにしておくことが重要です。

メールで連絡する場合は受け取ったメールから返信ボタンを押せば返信できますが、電話をかける場合は、電話番号の情報が記載していないと、わざわざ登録名簿などで調べて電話しないといけないため手間をかけることになりますので、忘れないように記載してください。

メールアドレス

普段から使用していて、常に確認しているメールアドレスを記載してください。そうすることで重要なメール来た際に、見逃すリスクを減らすことができます。

メールアドレスの@(アットマーク)より前の部分はビジネスの場面でふさわしい内容にしてください。メールアドレスは必要書類等にも記入するケースがあるため、毎回調べてかかなくても良いように、あなた自身が覚えやすい内容にしてください。

love-love@・・・

taro-shukatsu@・・・

YahooメールやGmailなどフリーアドレスは使わない方が好ましいという噂が出ますが、使用してもまったく問題にはなりません。

実際に私はGmailを使用して何の問題も起きませんでした

電話番号(携帯番号)

いつでも(休日でも)応答できる電話番号を記載してください。

基本的には、個人保有している携帯(スマートフォン)の番号になると思います。私も個人保有の携帯番号を記載していました。

研究室やゼミにある固定電話の電話番号を記載する人がいますが、本人がすぐに応答できないケースが生じるため、避けましょう。

番号を記載する際には、半角でハイフンを入れるほうが見やすくて良いでしょう。

09012345678

090-1234-5678

署名に罫線は入れるべき

署名はメール本文と簡単に区別できるようにする必要があるため、罫線は入れるようにしましょう。

区別する罫線はシンプルなもので、記号や絵文字などでおしゃれに飾る必要はありません。

☆.。.:* ☆.。.:* ☆.。.:*

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就活メール 署名のテンプレート

就活メール署名 テンプレート

就活生が会社にメールを送るときには、どんな署名が適切なのでしょうか?

失敗しない署名テンプレートを紹介します。

ぜひ参考にして自分の署名を作成してみてください。

氏名のふりがなを平仮名で記載する場合

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就活 太郎(しゅうかつ たろう)

●●大学〇〇学部〇〇学科△年

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メール:shukatsu-taro@xxx.xx.xx

――――――――――――――――――――――――

 

氏名のふりがなをローマ字で記載する場合

――――――――――――――――――――――――

就活 太郎(shukatsu taro)

●●大学〇〇学部〇〇学科△年

TEL:090-xxxx-xxxx

E-mail:shukatsu-taro@xxx.xx.xx

――――――――――――――――――――――――

住所を記載する場合

――――――――――――――――――――――――

就活 太郎(しゅうかつ たろう)

●●大学〇〇学部〇〇学科△年

〒100-1234

東京都千代田区丸の内x-x

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メール:shukatsu-taro@xxx.xx.xx

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署名をメールに登録しよう

メールには基本的に署名登録機能があるので、自分の署名が作成できたら、登録しておきましょう。登録しておくことでメールの度に毎回作成する手間を省くことができます。

署名ができたら、記載内容(特に連絡先となるメールアドレスのスペルや電話番号)に間違いがないか、再度確認しましょう

署名には名前や所属、連絡先の情報を入れることが重要であるということが理解できたと思います。就活メールでは署名だけでなく「件名」にも名前と所属は記載するようにしましょう。

就活メールの件名の書き方やテンプレートは「就活メールの件名に関するマナー!内定者が実践した書き方とテンプレ!」で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

就活メール 件名 書き方 テンプレート
就活メールの件名に関するマナー!内定者が実践した書き方とテンプレ! 就活メールで件名はどう書けば良いの? 企業にはじめてメールを送るときにふさわしい件名は? 何かお願いするときの件名の書き方は? ...

就活メール 署名の書き方を実践しよう

いかがでしたでしょうか?

この記事では前半で「就活メール 署名の重要性」について解説し、後半で「就活メール 署名の書き方」を紹介しました。

これを読んだことで、目上の人にメールを送信する抵抗感が少しは無くなったはずです。

社会人となれば常に相手のことを考え、配慮する姿勢が求められます。

企業に入社してからも署名は頻繁に使用するので、今から署名について理解し、使うことに慣れておきましょう。

早速、今からあなたの署名を作成して普段利用しているメールに登録しておきましょう。